Het Limburgse Arcus College wil het liefst alles in de cloud. De meeste applicaties werden vervangen door software-as-a-service en kortgeleden verhuisden vrijwel alle servers naar de cloud van Vancis. Hoewel de migratie onverwachts eerder moest plaatsvinden, verliep alles probleemloos. Joep Lemmens, IT-beleidsadviseur bij Arcus, is blij met de flexibiliteit en pragmatiek van Vancis.

Arcus zet de cloudinfrastructuur van Vancis voornamelijk in voor storage. Er draaien ook enkele applicaties op, zoals TOPdesk en Cumlaude. Tot voor kort gebruikte de instelling hiervoor zo’n tachtig eigen virtuele machines. De servers stonden deels bij Hogeschool Zuyd en redundant bij de hoofdvestiging van Open Universiteit. De hardware was afgeschreven en dus stond een nieuwe selectie gepland.

Inbesteding

Lemmens: ‘Het Arcus College heeft een sterke voorkeur voor de cloud. Dat hebben we in het informatiebeleidsplan vastgelegd. Voor het afnemen van IT-infrastructuur vanuit de cloud konden wij naadloos aansluiten bij SURFcumulus. Zij hadden al verschillende clouddiensten aanbesteed, waarop wij konden meeliften. Voor ons betekende dit een gemakkelijke inbesteding in plaats van een moeizame aanbesteding.’

Via SURFcumulus kwamen we onder meer in contact met Vancis. Hun dienstverlening sluit aan bij onze behoefte. Je merkt dat ze veel kennis van de onderwijssector hebben. Onder de streep verschilde het contract weinig met dat van andere aanbieders. We hebben gekozen voor de IaaS-omgeving van Vancis, mede doordat onze collega’s van ROC Leeuwenborgh daarmee goede ervaringen hebben

Stroomstoring

De migratie vond onverwachts enkele weken eerder dan gepland plaats. De voorbereidingen waren nog niet afgerond, toen werd besloten de IT-infrastructuur over te zetten naar Vancis. Aanleiding was een grote stroomstoring op een van de toenmalige serverlocaties van het Arcus College. Door de storing brandde de netvoeding van verscheidene VMware-servers door. De beheerder wist dit bij de meeste servers provisorisch te herstellen, maar kon geen garanties meer geven.

Pragmatisch

Lemmens: ‘De versnelde migratie heeft bewezen dat Vancis veel ervaring op dit gebied heeft en pragmatisch te werk gaat. We hadden gepland om stapsgewijs te migreren, beginnend met de kleine servers. Maar na het incident met de doorgebrande netvoeding wilden wij zo snel mogelijk alles overzetten. Volgens hetzelfde migratieplan, maar dan eerder en sneller. Vancis durfde dit wel aan. Het ging allemaal zo geruisloos, dat ik vermoed dat weinig gebruikers het in de gaten hadden.’

Uiteindelijk was alles binnen een paar weken overgezet naar de nieuwe productieomgeving. Dit kon doordat de migratie plaatsvond op de tweede netwerklaag. Daarbij blijft de IP-nummering intact en wordt de inhoud van de servers een-op-een overgezet naar de nieuwe locatie. Op termijn wil het Arcus College dit nog wel aanpassen. ‘Alle verkeer wordt nu onnodig vaak heen en weer geleid tussen onze firewall en de datacenters van Vancis’, legt Lemmens uit.

Flexibiliteit

De overstap naar Vancis heeft Arcus veel opgeleverd, vertelt de IT-adviseur. De instelling hoeft geen grote investeringen in servers te doen en kan de storage nu veel flexibeler inzetten. Dit betekent onder meer dat de servercapaciteit tijdens vakanties tijdelijk kan verkleinen. Dat scheelt kosten en energieverbruik. Bovendien geldt dat hoe meer diensten Arcus bij derden afneemt als software-as-a-service, hoe minder servercapaciteit er structureel nodig is bij Vancis. ‘De verticale en horizontale capaciteit zijn door ons aanpasbaar. We kunnen veel sneller inspelen op veranderingen, precies wat een moderne organisatie verlangt. Die flexibiliteit is veel waard’, zegt Lemmens.

Nu de migratie achter de rug is, kan de discipline Informatie & Automatisering vooruitkijken. Lemmens: ‘We hebben de afgelopen tijd een belangrijke stap gezet, maar we zijn er nog niet. Om de cloud optimaal in te zetten, moeten we onze capaciteit slim gaan schalen en de regie-organisatie beter inzetten. Onze taken veranderen. We krijgen meer aandacht voor de business en gaan leveranciers beter monitoren. Dit heeft tijd nodig.’

Slimme keuze

Gemakkelijke inbesteding via SURFcumulus en enthousiaste collega-beheerders bij een bevriende onderwijsinstelling waren bij het Arcus College aanleiding om voor Vancis te kiezen. Met zijn technische ervaring en bovengemiddelde kennis van het onderwijs, bleek deze cloudleverancier al snel een slimme keuze. Arcus heeft optimaal geprofiteerd van de flexibiliteit van Vancis. Niet elke leverancier kan een migratie halsoverkop in gang zetten, zonder dat de gebruikers er iets van merken.

Het Arcus College heeft tot op de dag van vandaag geen spijt van de keuze voor Vancis, besluit Lemmens. De onderwijsinstelling bereidt zich voor op een toekomst waarin vrijwel de gehele IT in de cloud of als software-as-a-service wordt afgenomen. Zodat de techniek minder aandacht behoeft en de gebruikers de aandacht krijgen die ze verdienen.