De Zeeuwse mbo-instelling Scalda gebruikt sinds kort de cloudinfrastructuur van Vancis. De stap naar de cloud was logisch, vertelt Mike van Eck, hoofd ICT Facilitair Bedrijf bij Scalda. Zijn organisatie heeft een uitgesproken cloudbeleid en profiteert van de flexibiliteit en schaalbaarheid die Vancis biedt.

Scalda telt zes hoofdlocaties in Middelburg, Vlissingen, Goes en Terneuzen. Daarnaast biedt Scalda onderwijs aan op kleinere uitvoeringslocaties. Dagelijks maken zo’n 8.500 studenten en 900 medewerkers gebruik van de IT-infrastructuur. Tot voor kort draaiden veruit de meeste applicaties en de storage op servers on premise en bij een lokale datacenterleverancier. Toen deze apparatuur was afgeschreven, volgde een Europese aanbesteding. De voorkeur ging uit naar een cloudoplossing.

Logisch

Van Eck: “Voor ons is een stap naar de cloud logisch. We hebben een uitgesproken ‘Cloud, tenzij’-beleid waarmee we stapsgewijs willen veranderen van een beheerorganisatie in een regieorganisatie. Dit heeft uiteraard gevolgen voor de benodigde capaciteit van de IT-infrastructuur. In combinatie met een verwachte daling van het aantal studenten en medewerkers, is schaalbaarheid dus belangrijk. In de cloud betaal je per gebruiker en kun je eenvoudig minder capaciteit afnemen. Daarnaast is alles 24/7 beschikbaar en zijn de exploitatiekosten inzichtelijker.”

Uiteindelijk koos de mbo-instelling voor Vancis Cloud. Van Eck: “We waren niet zo bekend met Vancis. Nadat ze op onze shortlist waren terechtgekomen, hebben we wat referenties bezocht en de presentatie beoordeeld. Zowel kwantitatief als kwalitatief zat het verhaal goed in elkaar. Vancis was niet de goedkoopste. Het was de combinatie van prijs en kwaliteit die uiteindelijk de doorslag gaf. Je merkt dat ze veel kennis van de onderwijssector hebben en veel schaalvoordelen bieden. Bovendien kon Vancis direct de datacentercapaciteit voor ons uitbreiden en boden ze 100 procent flexibiliteit. Het schepte vertrouwen dat ze op deze manier andere klanten al bedienen. Andere aanbieders moesten bijvoorbeeld nog een dedicated omgeving bouwen, waardoor de voorgenomen schaalbaarheid twijfelachtig was.”

Migratie

De migratie naar de Vancis Cloud verliep zonder problemen. “We hebben eerst een paar proefmigraties gedaan”, vertelt Van Eck. “Daarna hebben we in een weekend alles in een klap overgezet. Dat ging zo goed als vlekkeloos. We hebben de bestaande netwerktopologie met behoud van VLAN’s en subnets gestretcht naar de datacenters van Vancis. Dit vereenvoudigde het proces aanzienlijk. Wel moesten we de back-up opnieuw inrichten, doordat er een andere technologie werd gebruikt. Vancis heeft ons daarbij prima ondersteund.” Naast applicaties heeft Scalda alle storage en servers ondergebracht in Vancis Cloud.

Vancis en Scalda hadden de migratie gedegen voorbereid, maar moesten lang wachten op de verbindingen voordat het project verder kon. Zo moest de glasvezelleverancier nog een cruciale redundante verbinding realiseren om de onderwijsinstelling te koppelen met de datacenters van Vancis. In verband met vergunningen en bureaucratie duurde dit ongeveer een half jaar. Dit traject was volgens Van Eck het meest kritische van de hele migratie. Ook de lokale netwerkleverancier van Scalda, die een glasvezelring langs diverse Zeeuwse onderwijsinstellingen exploiteert, moest zijn capaciteit uitbreiden.

Toen dit was geregeld en alles klaarstond voor migratie, voerde Vancis een proof of concept (POC) uit. Daarbij werden enkele servers gerepliceerd, overgezet en uitvoerig getest. Dat schiep meer dan voldoende vertrouwen in de grote migratie. “In de meivakantie zijn we begonnen met het overzetten van die eerste servers en op 1 juni was alles gemigreerd. Dat moest ook wel, want vanaf die dag stopte de technische support op de oude apparatuur.”

Meer SaaS

Zoals vrijwel overal in het onderwijs, neemt Scalda steeds meer applicaties af als software-as-a-service (SaaS), vertelt Van Eck. “Dit geldt bijvoorbeeld voor de administratieve applicaties en de educatieve toepassingen die onze studenten gebruiken. Denk aan de elektronische leeromgeving, het studentenportaal en het studentenadministratiesysteem. Filesharing gaan studenten doen met behulp van Microsoft OneDrive. Ook de toepassing waarmee we de onderwijsroosters samenstellen, nemen we inmiddels af als webdienst.”

“Voor veel specifieke applicaties bestaat momenteel geen volwaardig SaaS-product. Om die reden hebben we nu nog meer dan honderd toepassingen in beheer via Vancis Cloud. Het gaat bijvoorbeeld om de toetsomgevingen en hi-end onderwijsprogramma’s. Ook enkele bedrijfsapplicaties en administratieve programma’s beheren we zelf nog. Uiteindelijk zullen we ook die versaasen. Zo kijken we hoe we Office 365 binnen ons totale applicatielandschap kunnen inzetten. Dan nemen we dus minder bij Vancis af, wat door de volledige flexibiliteit geen probleem is. Dit deden we kortgeleden ook al. Nadat we onze Exchange-omgeving naar een SaaS-leverancier migreerden, konden we 20 procent van onze resources bij Vancis inleveren.”

Ondersteuning

Van Eck is te spreken over de keuze voor Vancis. “Hun engineers hebben ons goed ondersteund. Ze hebben veel kennis van de techniek en van de onderwijsmarkt. De communicatie verloopt goed, we hebben regelmatig overleg. Vancis pakt de server-, storage- en back-upinfrastructuur proactief aan en verwerkt ingediende verzoeken tijdig en zorgvuldig.”

“Een belangrijke les die we hebben geleerd, heeft betrekking op de glasvezelfverbinding”, vervolgt hij. “Deze hadden we representatief moeten testen voordat we akkoord gingen. De bulkmigratie verliep goed, maar zeer gedistribueerd verkeer zoals je normaal hebt, hadden we vooraf onvoldoende getest.”

Het resultaat mag er zijn, vindt Van Eck:

We zijn met Vancis Cloud veel flexibeler en schaalbaarder geworden. De technische beheerlast is lager en de beschikbaarheid juist veel hoger. Bovendien weten we nu per virtuele omgeving precies wat deze kost. In een eigen IT-omgeving is dat heel moeilijk in verband met afschrijving en gedeelde storagevoorzieningen. Het is nu veel inzichtelijker en dus beter te sturen.